J'ai une réservation Gîtes de France®, et maintenant, comment cela se passe ?

Félicitations, votre gîte a trouvé ses prochains vacanciers ! Une réservation Gîtes de France® confirmée c’est le début d’une expérience réussie. Mais une fois la réservation effectuée, quelles sont les étapes suivantes pour bien gérer l’accueil et le séjour ? Voici toutes les étapes et informations essentielles pour bien gérer votre accueil, de la réservation jusqu’au départ des clients. Que vous soyez nouveau propriétaire ou habitué de la location saisonnière, en quelques clics, vous serez en mesure de tout organiser efficacement, pour vous comme pour vos hôtes.

Le choix du gîte par le client

Le client commence par sélectionner votre gîte sur le site Gîtes de France®, Gîtes de France® Sud ou sur les plateformes partenaires comme Holidu ou HomeToGo. Avant de confirmer sa réservation, il explore attentivement votre fiche hébergement. Les photos jouent ici un rôle important : elles sont souvent le premier élément qui attire l’attention des vacanciers. Des clichés lumineux, bien cadrés et mettant en valeur les points forts de votre gîte (piscine, espaces extérieurs, chambres, équipements) peuvent faire toute la différence et inciter le client à aller plus loin.

En plus des photos, il consulte vos disponibilités, vos tarifs et les options proposées, telles que la fourniture de linge ou le ménage en fin de séjour. Les avis clients apportent également une dimension de confiance. Ils rassurent le client sur la qualité de votre gîte ou chambre d’hôtes et votre accueil.

Une fiche bien renseignée, agrémentée d’avis positifs et de photos de qualité, augmente considérablement vos chances de convertir un visiteur en vacancier.

La réservation Gîtes de France® – vous êtes informé en temps réel

Dès qu’un vacancier valide sa réservation en ligne, celle-ci est immédiate et confirmée sans délai. Vous recevez instantanément une notification par email et SMS. Toutes les informations essentielles, comme les dates du séjour, les coordonnées des vacanciers et les options choisies, sont disponibles directement dans votre bureau propriétaire ITEA.

Les réservations peuvent être effectuées jusqu’à J-2 pour les gîtes et J-1 pour les chambres d’hôtes.

👉 Bon à savoir : Les clients reçoivent aussi un email récapitulatif avec leur contrat de réservation Gîtes de France®. Vous et vos clients disposez ainsi de toutes les informations nécessaires pour organiser un séjour réussi.

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Les paiements sécurisés et flexibles

La gestion des paiements est entièrement automatisée via l’outil métier, ce qui vous offre tranquillité et sécurité. Lors de la réservation, le client règle un acompte qui valide immédiatement le séjour.

Paiement du solde à J-30

30 jours avant le début du séjour, le solde est automatiquement prélevé (CB) ou versé selon le mode de paiement choisi.

À ce stade, le client reçoit vos coordonnées pour organiser son arrivée.

Modes de paiement disponibles :

Carte bancaire (paiement en plusieurs fois inclus)
Chèques
Chèques vacances
Virements bancaires
E-ANCV Connect
Chèques cadeaux Gîtes de France®

Pour en savoir plus sur les conditions applicables à vos vacanciers, consultez les Conditions Générales de Vente clients. Vous y trouverez toutes les informations sur les réservations, annulations, paiements et plus encore.

La taxe de séjour

La taxe de séjour, calculée automatiquement, est collectée au moment du paiement des vacanciers. Vous n’avez rien à faire : Gîtes de France® Sud s’occupe de reverser les montants collectés directement aux collectivités locales.
Cette gestion simplifiée vous permet de vous concentrer sur l’accueil de vos clients sans avoir à gérer les formalités administratives liées à la taxe de séjour.

La prise de caution, comment cela fonctionne ?

Pour protéger votre hébergement, une empreinte bancaire est enregistrée au moment de la réservation. Cette méthode garantit une sécurité optimale sans nécessiter de prélèvement immédiat. Les fonds ne sont débloqués qu’en cas de dommages signalés après le séjour. Vous gérez cette caution directement depuis votre bureau propriétaire. Cela facilite son suivi et son éventuelle restitution.

Pourquoi une caution ?

Couverture des éventuels dommages
En cas de dégradations (mobilier abîmé, matériel cassé, etc.), la caution permet de couvrir les coûts de réparation ou de remplacement.

Protection contre les manquements
La caution peut également être utilisée en cas de non-respect des règles établies (ménage non effectué, perte de clés, etc.). Cela incite les vacanciers à respecter les conditions d’utilisation de votre hébergement.

Rassurer le propriétaire
Elle offre une tranquillité d’esprit au propriétaire en garantissant que des fonds seront disponibles si des réparations ou remplacements sont nécessaires. Cela renforce la confiance dans le processus de location.

Garantir un comportement responsable des vacanciers
La mise en place d’une caution encourage les vacanciers à prendre soin de votre hébergement, sachant qu’ils pourraient être financièrement responsables en cas de problème.

Notre article dédié “Caution et paiement en ligne”

La gestion des cautions peut être un véritable casse-tête, le nouvel outil métier résout ce problème grâce à la prise de caution en ligne via une prise d’empreinte de carte bancaire…

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Avant le séjour

L’avant séjour est une étape essentielle pour garantir une organisation fluide et un accueil parfait. Une fois la réservation Gîtes de France® confirmée, prenez contact avec vos vacanciers pour établir un premier lien et finaliser les détails pratiques.

1. Confirmez les horaires d’arrivée
2. Vérifiez les options choisies
3. Transmettez les informations pratiques
4. Soyez disponible pour répondre à leurs questions

Un message ou un appel personnalisé avant le séjour montre à vos vacanciers que vous êtes attentif à leurs besoins et soucieux de leur confort. Cela peut faire toute la différence dans leur perception de votre gîte et leur satisfaction globale.
Vous posez les bases d’un séjour réussi et d’une relation de confiance avec vos vacanciers.

CécileConseillère propriétaire

Pendant le séjour – accueil et services

En plus de préparer votre hébergement pour leur arrivée, vous devez organiser un accueil chaleureux et personnalisé, qui laisse une première impression positive. Prenez le temps de les accueillir avec le sourire, de leur présenter les lieux et de répondre à leurs premières questions.

Si des options ont été sélectionnées lors de la réservation, veillez à ce qu’elles soient prêtes et conformes aux attentes. Pour les hébergements où une caution manuelle est nécessaire (par chèque ou espèces), c’est également à ce moment que vous pouvez la collecter. Afin d’éviter toute ambiguïté au moment du départ, un état des lieux d’entrée est incontournable en leur présence pour valider ensemble l’état de l’hébergement et des équipements mis à disposition.

Durant leur séjour, il est essentiel de rester disponible et réactif. Les vacanciers peuvent avoir besoin de précisions sur le fonctionnement des équipements, des recommandations locales ou d’un soutien face à un imprévu. Offrir un service attentif renforce la satisfaction qui se traduira potentiellement par des avis positifs.

Enfin, vous pouvez enrichir leur séjour avec un livret d’accueil numérique, regroupant les informations pratiques, les consignes d’utilisation de l’hébergement, ainsi que des suggestions sur les activités locales ou les restaurants à découvrir. Cet outil est un excellent moyen de démontrer votre professionnalisme et votre attention aux détails.

Après le départ – clôture de la réservation Gîtes de France®

Une fois le séjour terminé, vous recevrez automatiquement le versement des montants qui vous sont dus, sous quelques jours ou semaines, selon les modalités convenues avec votre agence Gîtes de France®.

Avant de clôturer la réservation, la réalisation d’un état des lieux de sortie en présence des vacanciers est indispensable. Cela permet de vérifier ensemble l’état de l’hébergement et des équipements. En cas de dommage, utilisez la caution pour couvrir les frais ou faites appel à la Garantie Gîtes de France® Sud, à seulement 20 €/an. Elle couvre en cas de sinistres, de dégradations et nuisibles.

Parallèlement, un email de demande d’avis est envoyé au client. Ces retours d’expérience sont précieux, car ils permettent de valoriser votre gîte auprès de futurs vacanciers.

Encouragez vos vacanciers à laisser un avis, cela contribue à votre réputation !

Foire Aux Questions

Quand dois-je contacter mon vacancier ?

Nous vous recommandons de prendre contact avec vos clients dès confirmation de la réservation Gîtes de France® pour un premier contact (remerciement du choix de votre gîte par exemple) et en fonction de la date de réservation, une semaine avant, afin d’organiser leur arrivée (horaires, accès, consignes spécifiques).

Que faire en cas d’annulation ?

En cas d’annulation par le vacancier, il est essentiel de se référer aux Conditions Générales de Vente (CGV) mentionnées dans votre convention de mandat. Ces conditions définissent précisément les modalités d’annulation et les droits de chaque partie. Elles précisent les délais et conditions pour l’annulation d’une réservation, les éventuels frais d’annulation applicables en fonction de la date à laquelle l’annulation intervient, les droits du propriétaire à percevoir tout ou partie des sommes déjà versées (acompte ou solde).
Lors d’une annulation de dernière minute, votre hébergement est remis en ligne avec une promotion pour augmenter les chances de nouvelle location.

Si vous avez des doutes sur l’interprétation des CGV ou si l’annulation implique des circonstances exceptionnelles (force majeure, problème de santé, etc.), contactez la centrale de réservation. Ils pourront vous guider sur les démarches à suivre et faciliter la gestion de la situation.

Comment gérer les taxes de séjour pour les vacanciers étrangers ?

La taxe de séjour est identique pour tous les vacanciers et est automatiquement calculée, quel que soit leur pays d’origine.

Dois-je systématiquement envoyer un livret d’accueil numérique ou est-ce optionnel ?

Ce n’est pas obligatoire, nous vous le conseillons toutefois vivement. Le livret d’accueil numérique est un outil pratique qui facilite la transmission des informations importantes et améliore l’expérience client.

Que faire si le vacancier demande une option supplémentaire non sélectionnée lors de la réservation ?

Si vous êtes en mesure de répondre à la demande (ex. ajouter du linge ou un service de ménage), il n’y a aucun souci. Facturez directement l’option sur place, en respectant les tarifs convenus.

Suis-je obligé de réaliser un état des lieux d’entrée ? Et en cas d’état des lieux contradictoire ?

Réaliser un état des lieux d’entrée n’est pas une obligation légale pour les hébergements touristiques, mais c’est une pratique fortement recommandée. Cet état des lieux permet de commencer le séjour sur une base claire et d’éviter d’éventuels malentendus avec les vacanciers au moment du départ.
Il définit l’état initial du logement et des équipements mis à disposition. Et en cas de dégradations constatées à la fin du séjour, il sert de référence pour justifier un éventuel prélèvement sur la caution. C’est aussi un gage de transparence.

Comment bien le réaliser ?
Lors de l’arrivée des vacanciers, prenez le temps de parcourir chaque pièce en leur présence et de noter l’état des lieux sur un document écrit ou numérique.
Mentionnez les éventuelles imperfections existantes (rayures, tâches, etc.). Testez ensemble les équipements importants (électroménager, chauffage, etc.).
Si possible, signez le document avec les vacanciers pour valider les observations.

En cas d’état des lieux contradictoire :
Un désaccord peut parfois survenir entre vous et les vacanciers sur l’état initial ou final du logement. Voici comment gérer cette situation de manière professionnelle :
– Notez les observations des deux parties : Ajoutez les points de désaccord au document
– Prenez des photos : Des photos datées sont des preuves précieuses pour documenter l’état réel des lieux, notamment pour des dommages éventuels.
– Gardez une attitude diplomate : Expliquez calmement vos observations et proposez de résoudre le désaccord de manière amiable.
En cas de conflit persistant, contactez votre agence Gîtes de France® pour obtenir des conseils sur les démarches à suivre. Cette approche professionnelle renforcera votre crédibilité et aidera à préserver une bonne relation avec vos vacanciers.

Le vacancier peut-il refuser l’empreinte bancaire comme caution ? Quelle alternative puis-je lui proposer ?

Oui, il peut refuser. En revanche, il ne peut pas refuser de payer la caution, ce règlement est contractuellement indispensable pour lui permettre d’entrer dans les lieux.
Si l’empreinte bancaire n’est pas acceptée, le vacancier devra s’acquitter de la caution sur place. Dans ce cas, trois possibilités :
– un paiement par chèque
– un paiement en espèce
– un paiement par carte bancaire. Vous pouvez utiliser l’application Buro Connect ou votre espace propriétaire pour lui transmettre un lien de paiement en direct via carte bancaire pour qu’il s’acquitte de sa caution.
Important : Informez clairement vos vacanciers de ce fonctionnement à l’avance pour éviter toute confusion à leur arrivée.

En savoir plus :

Article mis à jour le 3 janvier 2025

J’ai une réservation Gîtes de France®, et maintenant, comment cela se passe ?